Q.デスクワークをしています。仕事の要領が悪く残業が増えてしまうのですが、どうしたら改善できるでしょうか？
A.業務に優先順位をつけてから取りかかるようにしましょう。
優先順位が曖昧だと、どのタスクから手をつけるべきか分からないまま時間のかかる大事な仕事を後回しにしてしまう可能性も。
ですので、まず最初にそれぞれのタスクの優先順位を決めてどのくらいの時間が必要かを想定してみてください。
特に、「重要度と緊急度の高い」タスクは最優先で進めると良いですよ。

優先順位が明確になると、定時に残っている仕事が重要度・緊急度の高くないものであれば後回しにできるという余裕も生まれます。

Q.事務職をしています。仕事のペースが遅いわけではないのですが、業務量が多いため定時内に仕事を終わらせることができません。残業を減らすにはどうしたら良いでしょうか？
A.あなた一人で処理できないタスクは同僚や後輩に割り振るようにするのも一つの方法です。
仕事を効率良く進められる人だからこそ他の人より多く仕事を任される場合もあります。

もしチームで進めている作業であれば、
「一人では納期に間に合わない」と判断した時点で早めに周囲へ情報を共有してヘルプを求めることも大切ですよ。
タスクを別の人に割り振る場合は、全体的な進捗管理・確認は怠らないようにしてくださいね。

Q.事務職として勤務しています。上司から終業時間ギリギリに仕事を押し付けられることが多く、なかなか定時で帰ることができません。このような残業を減らしたいのですがどうしたら良いでしょうか？
A.依頼された仕事を相手の希望通りに進められない場合は「きっぱり断る」ことも必要です。
頼みを上手く断れない・真面目な性格な人は仕事を多く抱えてしまいがちかもしれません。
ですが、もし日常的に仕事を押し付けられる場合は、断る勇気も大事ですよ。

断る際のポイントは、仕事を引き受けられないことの謝罪と具体的な理由やあなたの仕事の進捗状況を正直に伝えることです。
また、「水曜日からなら作業に取り掛かれます」
「期日が●日の午後までなら可能なのですが、いかがでしょうか？」
このように代替案を提示するとマイナスな印象を与えずに済むでしょう。

もし現在、タスクが多すぎたり責任の重いタスクなどによってあなたのキャパシティを超える仕事量を割り振られてしまう場合は、無理せず上司に相談して見直してもらうことをおすすめします。

Q.デスクワークをしていますが、完璧主義なところを自負しています。そのせいか時間管理が上手くいきません。残業を減らすために意識すべきことはありますか？
A.仕事のクオリティではなく、期限内・定時内に終わらせることを優先することです。
まずは今までの時間の使い方や仕事をする上でのあなたのこだわりを見直してみてください。
少しずつでも短縮できる部分があれば、これまでのスケジュールの組み方や仕事のやり方を変えて
習慣化させると長い目で見て効率アップに繋がるかもしれません。

また、デスクワークの場合、ショートカットキーを覚えて活用したり、よく使う文面をテンプレートとして登録しておくなど、普段から効率化を意識して取り組んでみてください。
他にも、退勤後の予定を埋めておくことで仕事のモチベーションを保ちやすく自然と時間管理の意識が高まりますよ。

Q.営業事務をしています。受発注はその日のうちに処理しなくてはいけないため、残業が多いのが悩みです。さらに、たとえ仕事が終わっていても定時には帰りにくい雰囲気なので残業をするのが当たり前になっています。どう改善したら良いでしょうか？
A.業務効率を上げるために努力をしても問題が解決できなければ、職場を変えることも選択肢の一つです。
もし仕事の終了時間を他の同僚や顧客相手に合わせなくてはいけないような働き方があなたに合っていないと感じたり、
定時退社のため上司に相談しても改善が見込めないなど職場環境に問題があると判断したら、転職を検討してみるのも一つの選択です。

職場環境に不満を抱えながら働き続けるとモチベーションも維持しにくいですし、精神的なストレスが溜まってしまうかもしれません。
そうなる前に、もっとストレスなく働ける環境へ移ることも検討してみてくださいね。

また、転職を決意したら、入社後に同じような環境でミスマッチを感じてしまうのを避けるためにもプロのキャリアアドバイザーを活用するのがおすすめです。
転職に詳しいプロの意見を取り入れながら応募する企業の職場環境や社風をできるだけ詳しく把握することで、後悔のない選択をできるはずです。
あなたの抱える不安やストレスが大きくなる前に、必要であれば今すぐ職場環境を見直すことも検討してみてくださいね。
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