転職活動での「メールマナー」応募企業とのやり取りで躓かないためのポイントとは

あなたは転職活動中に応募企業とのメールのやり取りで
文章やメールを送る際のマナーについて困ったという経験はありませんか?

例えば、
・挨拶の文は何を書けばいいの?
・企業とのメールで記載するべき決まりは何かある?
・夜遅くても返信した方がいいのかな?
・面接当日に遅刻しそうなとき、どうやって連絡したらいいの?
・日程を決めた後だけど面接をキャンセルしたい…なんて伝えたらいいの?

このように、いざ応募企業にメールを返信するときに
焦ってしまう…と困ってはいませんか?

転職活動中は、一般的に複数の企業とメールで連絡を取るので
スムーズにやり取りするために知っておくべきポイントをお伝えいたします。
ぜひ最後までチェックしてみてくださいね。

押さえておくべき、メールの基本的なポイントは?

応募企業に送信するメールを作成するとき、
基本的な書き方やマナーをおさえると読みやすく、
相手にも好印象を持ってもらえるかもしれません。

また、企業によってはあなたに基本的なメールマナーが
身についているかどうかをチェックしている可能性がありますので、
以下のポイントを注意してみてくださいね。

・本文は残したまま返信する
過去のやり取りを残しておくか迷ったことはありませんか?
削除して送っても問題はありませんが、
今までのやり取りは全て残しておくと
お互いに理解しやすくスムーズに返信することが出来ますよ。

・本文の書き出しは挨拶と氏名をフルネームで書く
一般的に企業とのやり取りは挨拶で始めるのがマナーだと言えます。

例:「お世話になっております。貴社の求人に応募いたしました、〇〇と申します」

もし初めてメールのやり取りを行う場合は、
「お世話になります」と始めると良いですよ。

・本文の最後は結びの挨拶で締める
メール本文は、相手に感謝を伝えて締めるのが一般的です。

例:「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」

・文末には署名を入れる
以下の内容を含めた署名を記載します。

=======================
・氏名
・住所
・電話番号
・メールアドレス
=======================

・応募する企業の業務時間内にメールを送る
早朝や深夜にメールを送ると相手に負担になってしまう可能性があるため
業務時間内に連絡入れることが好ましいです。
どうしても企業の業務時間内に返信をすることが難しい場合は、
メールの予約送信機能などを利用すると良いですよ。

・基本的に24時間以内に返信する
応募企業側にも他の業務やスケジュールがあるため
メールの返信が遅いと迷惑をかけてしまう可能性があります。
そのため、企業からのメールは確認でき次第
すぐに返信するよう心がけておくことが大事です。

・在職中の場合は会社用ではなく個人のメールアドレスを使用する
在職中の会社に転職活動をしていることを
知られてしまう可能性もあるので
あなたが個人的に使用しているフリーメールアドレスを使用すると良いですよ。

もし転職活動をしていることが在職中の会社に知られてしまうと
会社に居づらくなったり転職を引き止められたりする可能性があります。

そのため、勤務時間中に応募した会社と連絡を取ったり
面接を設定するのは控えたほうが良いと言えます。

もしあなたが日中に応募企業とやり取りできる時間がない場合は
転職エージェントサービスを活用すると
応募企業とのやりとりを代行してもらうことも可能ですよ。
在職中の会社に知られる心配も少なく、
安心して転職活動を進められますので
利用することを検討してみてくださいね。
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応募企業にメールする際の「件名・宛先」はどのように書けばいい?

転職活動中に応募企業へメールを送った際に
一番最初に見られるのが「件名」そして本文の「宛先」ですよね。
以下のポイントを確認して作成してみてくださいね。

【件名のポイント】
件名はメールの内容が分かるように簡潔に書くことが大事です。
「用件(氏名)」のように記載し、氏名は必ずフルネームで書きます。

また、返信するときは件名「Re:」を残したままで
返信するのが一般的ですよ。

【宛先のポイント】
宛先は「会社名・部署名・担当者+様」の順で
正式名称で記載することがポイントです。

もし採用担当者の名前が分からない場合は
「採用担当者様」と記載しても問題ありません。
名前や会社名は正式名称で記載し、
(株)のように略さず「株式会社」と明記します。

また、個人宛ではなく団体宛に送る場合は
部署・会社名の後に「御中」を記載します。

例:「〇〇部署御中」「◯◯株式会社御中」

上記のポイント以外にも、誤字や脱字がないか
送信前に必ずチェックしてくださいね。

面接日程を決定するメールで気を付けることは?

応募企業と面接日程を決めるやり取りのメールでは、
以下のポイントをチェックしてみてくださいね。

【自分で日程を決められる場合】
最低3つ以上候補日を提示して、
同じ日でも別の時間帯が可能であれば伝えておくと
企業側も日程を立てやすいなどのメリットがありますよ。

【企業から日程を提示された場合】
もし提示された日程で調整できない場合は、
お詫びと希望日を3つ以上伝えます。

そうすることによりあなたの誠意が伝わり
円滑なコミュニケーションに繋がりますよ。

特に、日程調整のメールは応募企業側にも他の業務や
スケジュールがあるため、早く返信することが大事です。

面接当日に緊急事態!応募企業にはどのように伝えると良い?

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面接当日に遅刻など緊急の連絡をする場合は
基本的にメールではなく、電話で連絡を入れることがおすすめです。

もし電車やバスで通話ができない場合は、
「遅刻の理由・お詫び・到着時刻の目安」を含めて
メールで連絡を入れておくと安心です。

また、もし大幅に遅刻してしまう場合は
面接の日程変更が可能かどうかを確認してみることも大事です。

面接日程が決まった後にキャンセルしたい…応募企業にはどのように伝えたらいい?

転職活動で応募企業との面接をキャンセルする必要がある場合、
前日・当日に連絡する際には電話で連絡するのが好ましいと言えます。

もしメールで連絡する場合の件名は、
面接を辞退する趣旨を分かりやすく伝える用件を記載します。

例:「面接辞退の連絡(氏名)」

また、もし人事や採用の担当者が席を外している場合は、
用件を伝えてもらった上で、

・キャンセルする理由
・お詫びの言葉
・日程変更可能かどうか

についてメールで送るとあなたの誠意を伝えることが出来ますよ。

このように、応募企業とのメールでは様々なマナーや決まりがありますよね。

そのため、慣れていなかったり在職中で仕事が忙しい場合は
メールでのやり取りが億劫に感じることがあるかもしれません。

特に複数の企業を応募している場合はその分、労力を使いますよね。
万が一、メールのやり取りでミスしてしまい
選考にも影響があったら…非常にもったいないです。

もしあなたが応募企業とのやり取りに
時間を割くことが難しいのであれば、
プロに頼ってみることも1つの手段ですよ。

企業とのやりとりに関わる部分をプロに代行してもらうことで
転職活動中のあなたの限られた時間を
書類作成や面接対策など有効に使うことが可能です。
選考当日までしっかりと準備ができるので
自信を持って面接に挑むことができると言えます。
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また、あなたが今仕事で抱える問題や悩みを
相談してみるだけでも利用可能ですので、
あなたの将来のために前向きな行動をおすすめします。
⇒あなたが仕事で抱える問題を解消する方法を見つける

 
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