退職時の引き継ぎに関するよくある質問

Q.退職時は必ず引き継ぎ作業をしなければいけませんか?
A.円満退社をするためには引き継ぎをした方が良いでしょう。
引き継ぎを行うことは義務ではありませんが
他の社員の業務に支障をきたしてしまう可能性がありますので
円満退職のために引き継ぎをすることは社会人としての基本です。

Q.退職時の引き継ぎはどのように進めたら良いですか?
A.以下のような手順で引き継ぎを進めると良いでしょう。

①引継ぎのスケジュールを作成する
②引き継ぎが必要な作業を洗い出す
③要点をまとめた引継ぎ資料を作成する
④引き継ぎ作業を行う
⑤後任者と取引先に挨拶回り

また、会社の指定する引き継ぎ方法がある場合は
基本的にそちらに従って進めましょう。
もし前任者から業務を引き継いだ場合は
その資料を基に内容を更新すると良いでしょう。

Q.退職時に引き継ぎのスケジュールを作成するときのポイントはありますか?
A.不測の事態が起きても対応できるよう、余裕を持ってスケジュールを立てておくことがポイントです。
具体的には退職の3日程前を引き継ぎ完了日として
設定しておくと安心でしょう。

一般的な引き継ぎ期間は退職前の1~3ヶ月程度ですので
普段の業務スピードから引き継ぎにかかる時間を割り出して
退職日から逆算してスケジュールを作成すると良いでしょう。

Q.退職時に引き継ぎが必要な作業を洗い出すときのポイントはありますか?
A.必要な業務の優先順位をつけることです。
退職日が決定したらまずは引き継ぎが必要な作業を
すべて書き出して優先順位をつけましょう。
このときに、「業務が影響する範囲の広いもの」
「説明や覚えるのに時間がかかること」などから
順番に優先順位を決めることがポイントです。

また、必要であればチームのメンバーに
記入漏れがないか確認してもらうと安心です。

Q.退職時に引き継ぎを行う際のポイントはありますか?
A.後任者が問題なく業務を行えるように以下の点を意識してください。
・今後発生する可能性のある問題があれば対処法や対策を共有しておく。
・持ち越されてきた業務がある場合はこれまでの経緯を後任者に説明する。
・新しい業務が始まるタイミングであれば後任者のサポートを行う。

また、基本的に引き継ぎを行うときは後任者に
対面での説明でひと通りの業務を行うのがベストですが
互いに忙しい場合はメールで引継ぎ資料を共有しましょう。

Q.退職時の引き継ぎ資料を作成する際はどんな内容を記載したら良いですか?
A.一般的に以下のような内容を記載すると良いでしょう。

〈引継ぎ資料に記載する内容例〉
・業務の概要(担当業務の目的など)
・業務全体の流れ
・作業手順、要点、優先事項、注意点など
・取引先連絡先一覧(アドレス帳や名刺ファイル)
・取引先や担当者の情報、注意点
・業務別・取引先別でトラブルの対処法や対策
・社内資料などの保管場所について

また、業務の流れや業務の要点、業務に関する書類は
テーマ別や取引先別などに整理しておくと良いでしょう。

後任者が決まっていない場合や複数人で分担する場合に備えて
誰が担当しても問題なく業務が進められるように
詳細に資料を作成しましょう。

Q.退職する場合、取引先にはどのタイミングで後任者を紹介したら良いですか?
A.退職の挨拶回りのタイミングで後任者の紹介をすると良いでしょう。
もし直接会えない場合は
メールで退職の旨を伝える際(退職日の2~3週間程前)に
後任者について簡潔に紹介しましょう。

Q.退職時に引き継ぎを行う際の注意点はありますか?
A.以下の点を注意しましょう。
・取引先からもらった名刺は全て引き継いでおく
・できるだけ後任者の疑問がなくなるまで質疑応答をしておく
・担当業務は最後まで終わらせる、または区切りの良いところまで行っておく

名刺の持ち出しやコピーは情報漏洩になりますので
必ず会社に返却しましょう。

また、名刺や持ち出ししたサンプル・資料、およびコピーは
情報漏洩にあたりますので必ず会社に返却しましょう。

また、引き継ぎ作業のために早出や残業が必要な場合もありますが
最後まで責任を持って担当業務を完了させることが大事です。

Q.転職後に後任者から引き継ぎに関する連絡が来た場合は対応しても大丈夫ですか?
A.対応しても問題ありません。
ですが、基本的に退職後の対応は
必ずしも行うべきものはありませんし
情報漏洩になってしまいますので
退職時に引き継ぎ作業を全て完了させるよう努めましょう。

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