Q.転職先で初めてチャットツールを使用するのですが、メールとの使い分けはどのようにしたら良いでしょうか？
A.以下のようなケースはメールではなくチャットを使うのが有効かもしれません。
・複数人でのやり取りが必要な場合
・頻繁に確認が必要な内容の場合
・すぐに返事がほしい緊急性がある場合
ただし、企業や状況によって連絡方法は異なるので企業の規則に従い、臨機応変に使い分けましょう。

Q.チャットツールを使って上司に連絡する際に、スムーズにやり取りするためのポイントはありますか？
A.結論を先に書き、一文は短くまとめることです。
用件を伝えるときは話の主旨を先に伝えてから詳細を説明すると、相手も内容を把握しやすいのでスムーズにやり取りを行うことができます。
【例】
「●●の件について質問がございます」
「●●の件に関してご相談がございます」

また、なるべく一文は短く、一回に送る文章も少なくまとめてテンポのよい会話を意識しましょう。

Q.上司とのチャットで毎回即レスを求められて困っています。すぐに明確な返信をできない場合はどうしたら良いでしょうか？
A.「確認に〇時間ほどお時間をいただきます」などと進捗を報告すると良いでしょう。
業務全体の進行にも影響がある可能性があるので、メッセージにはできるだけ早く返信することが大事です。

ただし、深夜の時間帯や休日など業務時間外にもかかわらず返信を求められ、
上司の圧で心身ともにストレスを感じてしまう場合は転職という選択も検討してみると良いかもしれません。

Q.現在プロジェクトチームのチャットで、複数人とやり取りする機会が多いのですが、チャット上でもスムーズに会話するコツはありますか？
A.返信・スレッド機能を使用しましょう。
◎自分宛のメッセージに返信をする場合や
◎特定の個人にメッセージを送る場合は
「To」や「＠」などで相手を指定して送信することをおすすめします。

もし返信先や送り先を特定していないと、きちんと相手にメッセージが届かなかったり
関係ない相手にも送信されて業務の妨げになってしまう可能性があるのできちんと確認してから送信しましょう。

Q.仕事のチャットツールで上司にスタンプを使っても良いですか？
A.返答として適したものであれば、スタンプや「いいね！」で反応をしても問題ありません。
ただし、上司に対して失礼のないスタンプかどうか確認してくださいね。
また、自分に対するメッセージでも、文章での返信が必要でない場合は、
「承知いたしました」などと返信をする代わりにスタンプで確認したことを伝えると良いでしょう。

Q.在宅勤務で初めてチャットツールを使います。毎回挨拶の文章を入れた方が良いのでしょうか？
A.チャットの場合、「挨拶」や「宛名」「自己紹介」「署名」などは省いて良いでしょう。
チャットの目的は迅速にコミュニケーションを取ることなので、「お疲れ様です。〇〇です。お忙しいところ恐縮ですが…」といった挨拶は一般的に省いても大丈夫です。

Q.会社のチャットツールで上司に長文で連絡を送っても大丈夫ですか？
A.長文を送りたい場合はメールで連絡した方が良いでしょう。
・記録を残したい場合
・長文を送りたい場合
携わっている案件やプロジェクトにおいて相手の返事の内容や重要事項を記録として残しておく必要がある場合は、メールの方が連絡事項が流れることもなく、「お気に入り」などに登録すれば保存しておくこともできます。

Q.現在テレワークで働いていますが、文章によるコミュニケーションに苦手意識があり、チャットツールを使用すると業務パフォーマンスが下がってしまいます。どうしたら良いでしょうか？
A.まずはビジネスチャットの基本的なマナーをきちんと理解して活用することで作業の効率アップや生産性の向上に繋がるかもしれません。
ですが、チャットのみでやり取りする場合は直接的なコミュニケーションとは異なり、
注意していても上手く意思疎通を図ることができない状況が発生するかもしれません。

もしあなたが、文章によるコミュニケーションに悩んでいたら、もっとあなたの適性に合った環境に変えることでその問題が解決して、ストレスから解放される場合もあります。

あなたが今感じているストレスがこれ以上大きくなる前に、働き方を見直すなど現状を改善するアクションを起こしてみてくださいね。
⇒あなたに適した働き方を詳しく見てみる

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