上司とのチャットマナーあるある、チェックして
最近では、コロナ禍をきっかけにテレワークを導入する企業も増えてきましたね。あなたの会社はどうですか？
もしあなたの会社がテレワークを導入しているなら、ビジネスチャット用のツールを用いて頻繁に社内外のやり取りすることがあるかもしれません。
そうなると、同僚や顧客だけじゃなく、上司とも直接連絡を取り合うことがありますよね？
業務に関してすべてチャットのみでやり取りする場合、現状や進捗を正しく伝えることは欠かせません。
では、どうすればチャットでコミュニケーションを上手にとりながら、円滑に業務を進められると思いますか？
チャットはメールとは異なり短い文章でやりとりがしやすいため、気軽にコミュニケーションを取りやすい印象がありますよね。
しかし、たとえ気軽にメッセージを送れるとしてもビジネスチャットの目的は業務上の連絡を行うことです。
あなたも、何気なく使ってしまった言葉や返信対応の仕方によって、知らず知らずのうちに上司を不快な気分にさせていないか不安になったり、
チャットのやり取りが上手くいかずに業務が滞ってしまったことがあるかもしれません。
もしあなたが現在、テレワークでコミュニケーション不足に陥り疲労やストレスを感じやすかったり、
チャットのやり取りにかかわらず、上司との関係にストレスや苦痛を感じているならば
今の働き方や仕事内容があなたに合っているかどうか考え直してみても良いかもしれません。
前述したように、チャット上のやりとりであってもマナーを知らないと業務や人間関係に支障が出てしまうことも。
ところが、ビジネスにおけるチャットマナーを意外と知らないという人は少なくありません。
そこで今回は「上司とのチャットで注意すべきマナー」についてご紹介いたしますので、
もしあなたがビジネスチャットを使用する機会が多いなら、ぜひ最後までチェックしてみてください！
あなたは間違えていませんか？基本的なチャットマナーをチェック
あなたはチャットでやりとりする際に、メールのように毎回挨拶をしたり、長文で送ってはいませんか？
一般的にビジネスチャットで上司とやり取りする際は迅速に対応することが求められると言われています。
そのため、まずは以下のポイントを意識してみてくださいね。
■結論を先に書く
用件を伝えるときは話の主旨を先に伝えてから詳細を説明すると、相手も内容を把握しやすいのでスムーズにやり取りを行うことが出来ます。
【例】
「●●の件について質問がございます」
「●●の件に関してご相談がございます」
■一文は短くまとめる
チャットでは口頭でのやり取りのように
スムーズにコミュニケーションを取ることが大事なので、長文だと読みづらく相手に時間を取らせてしまうことも。
そのため、なるべく一文は短く、一回に送る文章も少なくまとめてテンポのよい会話を意識することが大事です。
■メッセージにはできるだけ早く返信する
もし返事をしないと業務全体の進行にも影響があるかもしれません。
もしすぐに明確な返信ができない場合は
「確認に〇時間ほどお時間をいただきます」などと反応をしておくと相手も進捗を把握することが出来るので安心です。
■返信・スレッド機能を使用する
自分宛のメッセージに返信をする場合や
特定の個人にメッセージを送る場合は
「To」や「＠」などで相手を指定して送信することをおすすめします。
もし返信先や送り先を特定していないと
きちんと相手にメッセージが届かなかったり
関係ない相手にも送信されて業務の妨げになってしまう可能性があるので確認してから送信することが大事です。
■スタンプや「いいね！」で反応をする
あなたに対するメッセージでも、文章での返信が必要でない場合は、「承知いたしました」などと
返信をする代わりにスタンプで確認したことを伝えると良いでしょう。
ただし、上司に対して失礼のないスタンプかどうか確認し、返答として適したものを使用することがポイントです。
■「宛名」「自己紹介」「署名」や「挨拶」は省く
チャットでは迅速にコミュニケーションを取ることが目的とされているので、メールのような
「お疲れ様です。〇〇です。お忙しいところ恐縮ですが…」といった挨拶は一般的に省いても良いとされています。
上記のようなマナーに注意して、業務効率向上のためにビジネスチャットの機能を活用してみてくださいね。
ただし、上記のポイントは一般的なものなので、もしあなたの会社で決まりやルールがある場合はそちらに従ってやり取りを行うことを前提としてください。
また、もしあなたがテレワークで働きながら、上司とチャットでコミュニケーションをとる中で、
・情報伝達が上手くいかずに日常的にモヤモヤを感じていたり
・文章のみでのやり取りでは社会的なつながりが薄く感じられ、職場での人間関係に不安を抱いてしまう
といった場合は、接客業やオフィスに出社する働き方などもっとあなたに合った環境があるかもしれません。
テレワークの働き方は、従業員の生産性が上がったり、理想的なワークライフバランスの実現に繋がる一方で、孤独な作業のためにコミュニケーション不足が心身にストレスを与える影響も懸念されています。
チャットで連絡すべきではないケースも…
ここまで、上司とチャットでやり取りする際の注意点ついてお伝えしましたが、
たとえチャットマナーを守れていても、状況によってはメールで連絡するべきケースもあります。例えば、、、
◎記録を残したい場合
◎長文を送りたい場合
このようなケースはメールを使用することが望ましいと言われています。
例えば、あなたが携わっている案件やプロジェクトにおいて相手の返事の内容や重要事項を記録として残しておく必要がある場合は、
メールを使用すると、連絡事項が流れることもありませんし、「お気に入り」などに登録すれば保存しておくことが出来ます。
ただし、以下のようなケースはメールではなくチャットを使うのが有効かもしれません。
▲複数人でのやり取りが必要な場合
▲頻繁に確認が必要な内容の場合
▲すぐに返事がほしい緊急性がある場合
また、前述したように、
企業や状況によっては連絡方法は異なるので企業の規則に従い、臨機応変に使い分けることも必要ですよ。
このように、マナーをきちんと理解して上手にチャットを活用できると作業の効率アップや生産性の向上に繋がる場合もあります。
ですが、そうは言っても、チャットのみでやり取りする場合は直接的なコミュニケーションとは異なり、注意していても上手く意思疎通を図ることができない状況が発生するかもしれません。
例えば、
「チャットの返信先を間違えて、上司への報告がスムーズにいかなかった」
「上司からの連絡に返信するのが遅くなり、プロジェクトの進行に影響があった」
「上司に誤った文章で謝罪を伝えてしまい、余計に相手の機嫌を損ねてしまった」
「チャットで重要な決定事項を逃してしまい、上司の手間を取らせてしまった」
このようにチャットでのやり取りが原因で、職場で上司との人間関係がこじれてしまう可能性もあり得るかもしれません。
もしあなたが、文章によるコミュニケーションに苦手意識があり、
・上司に毎回指摘されることがストレスになって落ち込んだり…
・チャットでのコミュニケーションではミスが増えて、業務のパフォーマンスが下がってしまう…
と悩んでいたら、もっとあなたの適性に合った環境に変えることでその問題が解決して、ストレスから解放される場合もあります。
社会人として働く上でコミュニケーションは必要不可欠ですが、そのコミュニケーション方法によってストレスを感じているのであれば、長期的に見てあなたの健康に与える影響も考えなくてはいけません。
また、少しでもストレスなく相手と意思疎通することは前向きに仕事に向き合うことにも繋がるはずです。
