転職活動におけるメールマナーの鉄則は…
あなたは転職活動中に、
なぜあなたの欠点を隠してはいけないか知っていますか？
なぜ人間関係を転職理由として伝えてはいけないか知っていますか？
面接で第一印象を悪くする服装のポイントはどんなものか知っていますか？
上記は転職活動でほとんどの人が知らずにおかしてしまう間違いの典型例です。
でもこれらはもっとよくある間違いに比べればとるに足らないものです。
それは「企業との正しいメールマナーを知らない」という間違いです。
例えば、
・挨拶の文は何を書けばいいの？
・応募企業とのメールで記載するべき決まりは何かある？
・夜遅くても返信した方がいい？
・面接当日に遅刻しそう！どうやって連絡したらいいの？
・面接の日程を変更したいけど、なんて伝えるべき？
このように、転職活動で応募企業とメールでやり取りする際に、適切な文章やマナーが分からず困ったり返信が遅くなってしまった経験はありませんか？
転職活動では応募書類や面接での受け答えだけでなくメールマナーも採用における重要なポイントの一つとなります。
メールでいかに好印象を与えることができるか。
文章でのやり取りをミスして思わぬ落とし穴に落ちないためにはどうすればいいか。
転職活動中は一般的に複数の企業とメールで連絡を取るので
マナーに沿ってスムーズにやり取りできるようチェックしてほしいポイントがあります。それは、、、
企業とのメールの基本的マナーとは？
応募企業に送信するメールを作成するとき、
基本的な書き方やマナーをおさえておくと読みやすく、相手にも好印象を持ってもらえるかもしれません。
また、企業によってはあなたに基本的なメールマナーが身についているかどうかをチェックしている可能性がありますので、以下のポイントに注意して作成してみてくださいね。
■本文は残したまま返信する
本文を削除して送っても問題はありませんが、過去のやり取りは全て残しておくと
お互いに用件を理解しやすくスムーズに返信することが出来ますよ。
■本文の書き出しは挨拶と氏名をフルネームで書く
一般的に企業とのやり取りは挨拶で始めるのがマナーだと言われています。
【例】「お世話になっております。貴社の求人に応募いたしました、〇〇と申します」
もし初めてメールのやり取りを行う場合は、
「突然のご連絡失礼いたします」「初めてメールさせていただきます」「お世話になります」といった挨拶してから始めると良いでしょう。
■本文の最後は結びの挨拶で締める
メール本文は相手に感謝を述べてから締めるのが一般的です。
【例】「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」
■文末には署名を入れる
メールの文末には、以下の内容を含めた署名を記載します。
=======================
・氏名
・住所
・電話番号
・メールアドレス
=======================
■応募する企業の業務時間内にメールを送る
早朝や深夜にメールを送ると相手の負担になってしまう可能性があるため、業務時間内に連絡入れることが好ましいです。
どうしても企業の業務時間内に返信をすることが難しい場合は、メールの予約送信機能などを利用することをおすすめします。
■基本的に24時間以内に返信する
応募企業側にも他の業務やスケジュールがあるので
メールの返信が遅いと迷惑をかけてしまう可能性があります。
そのため、企業からのメールは確認でき次第、すぐに返信するよう心がけておくことが大事です。
■在職中の場合は会社用ではなく個人のメールアドレスを使用する
在職中の会社に転職活動をしていることを知られてしまう可能性もあるので、あなたが個人的に使用しているフリーメールアドレスを使用するようにしてください。
もし転職活動をしていることが在職中の会社に知られてしまうと、会社に居づらくなったり転職を引き止められたりする可能性があります。
そのため、勤務時間中に応募した会社と連絡を取ったり平日に面接を設定するのは控えたほうが良いかもしれません。
もしあなたが日中に応募企業とやり取りできる時間が取れない場合は、転職エージェントサービスを活用することも一つの手ですよ。
転職エージェントサービスによっては、応募企業とのやりとりを代行してもらうことも可能ですので、在職中の会社に知られる心配も少なく安心して転職活動を進められるはずです。
応募企業へのメールで「件名・宛先」の書き方は？
転職活動中に応募企業にメールを送った時、
一番最初に見られるのが「件名」そして本文の「宛先」ですよね。
出だしでミスしないために以下のポイントを確認して作成してみてくださいね。
【件名のポイント】
◎メールの内容が分かるように簡潔に書くこと
◎「用件（氏名）」のように記載し、氏名は必ずフルネームで書くこと
また、返信するときは件名「Re:」を残したままで返信するのが一般的です。
【宛先のポイント】
◎「会社名・部署名・担当者＋様」の順で正式名称で記載すること
もし採用担当者の名前が分からない場合は「採用担当者様」と記載しても問題ありません。
名前や会社名は正式名称で記載し、（株）のように略さず「株式会社」と明記します。
【例】「株式会社○○ ○○部署 ○○様」「株式会社○○ ○○部署 採用担当者様」など
また、個人宛ではなく団体宛に送る場合は部署・会社名の後に「御中」を記載してください。
【例】「〇〇部署御中」「◯◯株式会社御中」など
上記のポイント以外にも、誤字や脱字がないか送信前に必ずチェックしてくださいね。
メールで面接日程を決める際のポイントは？
応募企業と面接日程を決めるやり取りのメールでは、以下のポイントをチェックしてみてくださいね。
【自分で日程を決められる場合】
◎最低3つ以上候補日を提示すること
◎同じ日でも別の時間帯が可能であれば伝えること
上記のポイントを守ると、企業側も日程を立てやすいなどのメリットがありますよ。
【企業から日程を提示された場合】
もし提示された日程で調整できない場合は、
『お詫び』と『希望日を3つ以上』伝えることがポイントです。
そうすることによりあなたの誠意が伝わり円滑なコミュニケーションに繋がりますよ。
特に、日程調整のメールは応募企業側にも他の業務やスケジュールがあるため、できるだけ早く返信することを心がけてくださいね。
面接当日の「緊急事態」応募企業への適切な伝え方
面接当日に遅刻など緊急の連絡をする場合は
基本的にメールではなく、電話で連絡を入れることがおすすめです。
もし電車やバスで通話ができない場合は、
「遅刻の理由・お詫び・到着時刻の目安」を含めてメールで連絡を入れておくと安心です。
また、もし大幅に遅刻してしまう場合は
面接の日程変更が可能かどうかを確認してみることも大事です。
面接をキャンセルしたい…日程を決めた後の適切な連絡方法は？
転職活動で応募企業との面接をキャンセルする必要がある場合、前日・当日に連絡する際には電話で連絡するのが好ましいと言えます。
もしメールで連絡する場合の件名は、
面接を辞退する趣旨を分かりやすく伝える用件を記載してください。
【例】「面接辞退の連絡（氏名）」
また、もし人事や採用の担当者が席を外している場合は用件を伝えてもらった上で、
・キャンセルする理由
・お詫びの言葉
・日程変更可能かどうか
についてメールで送るとあなたの誠意を伝えることが出来ますよ。
このように、応募企業とのメールでは様々なマナーや決まりがありますよね。
そのため、慣れていなかったり在職中で仕事が忙しい場合は、メールでのやり取りが億劫に感じることがあるかもしれません。
特に複数の企業に応募している場合はその分、労力を使いますよね。
万が一、メールのやり取りでミスしてしまい選考にも影響があったら非常にもったいないことです。
もしあなたが応募企業とのやり取りに時間を割くことが難しいのであれば、プロに頼ってみることが一番オススメです。
企業とのやりとりに関わる部分をプロにサポートしてもらうことで、転職活動中のあなたの限られた時間を書類作成や面接対策など有効に使うことが出来ますよ。
選考当日までしっかりと準備ができるので自信を持って面接に挑めるはずです。
転職活動でプロを頼ると短縮できることは他にも・・・
プロのキャリアアドバイザーのサポートを受けて進めると、たとえあなたが1日に1時間も転職活動のために時間を割くことができなくても
・求人探し
・企業研究
・面接の日程調整
といった作業の負担を最小限にして効率的に行うことが可能です。
また、転職理由や志望動機を好印象に伝える方法や
応募書類の添削・面接対策のサポートを受け取ることで自信を持って転職活動を行うことが出来ますよ。
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