転職で内定を円満辞退したければメールはNG？その答えは…
あなたは転職活動で応募企業とやり取りする際に、
なぜ応募企業の勤務時間外に連絡してはいけないか、知っていますか？
なぜ迅速に返信しなくてはいけないか、知っていますか？
適切な連絡手段はどんなものか、知っていますか？
これらは一般的に転職活動の際にほとんどの人が知らずにおかしてしまう間違いの典型例です。
でも、これらはもっとよくある間違いに比べれば取るに足らないものです。
つまり、「円満に内定を辞退するための伝え方を知らない」という間違いです。
ここに大きな問題があります。
もしかしたら、あなたもせっかく内定をいただいたのに辞退するのは企業に対して不誠実だと感じてしまうかもしれません。
ですが、たとえ複数の企業から内定を受け取っても
あなたの希望する条件にマッチしている企業の1社だけに絞ることは決して悪いことではありませんし、あなたに合った企業であればやりがいを持って働くことが出来ますよね。
そのため、あなたが内定を辞退することに責任を感じる必要はありませんので安心してくださいね。
では、どのように穏便に内定辞退を伝えれば、気持ちもスッキリと転職することが出来るのか？
もしあなたが、まだ転職しようか迷っている段階だとしても、内定を辞退する場合のマナーについて知っておくことをおすすめします。
なぜならば、転職活動において一般的な内定承諾の返答期間は最長でも約1週間と言われており、短い期間で内定を承諾するかどうかを検討しなくてはならない場合が多いからです。
あなたもいざ複数の企業から内定をもらった場合に内定辞退を連絡する際のマナーを知らないと悩んでしまう可能性があります。例えば、、、
「他の企業に決めた」…正直に言っても大丈夫？
「応募企業から内定の通知をもらったけど、第一志望じゃないし、
他にもっと条件面の良い企業から内定をもらったから辞退したい」
この時、内定辞退のマナーを知っておけば焦ることなく冷静に判断出来るので、応募企業とのトラブルに繋がる心配もありませんし穏便に転職活動を終えることが出来ると考えられます。
ですが、いざ内定辞退を伝えると決めた場合、
・他の企業の内定を受けると正直に話しても良いの？
・理由を聞かれたらどう答えるべきなのか？
・企業とトラブルに繋がったらどうしよう…
・仕事で忙しいからメールで伝えても大丈夫？
このような疑問が生まれてくるかもしれません。
一般的に、内定辞退の返事は電話で伝えると気持ちが伝わりやすいと言われていますが、
最も重要なのは、内定を辞退すると決めたらできるだけ早く連絡することです。
企業の採用状況にも影響するため、以下のマナーを守って迅速に対応することが大切ですよ。
・内定辞退の旨と面接のために時間を割いてくれたことへのお詫びを伝える
・辞退理由は「一身上の都合」「検討の結果」と簡潔に伝える
【例】
「一身上の都合により、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
「検討の結果、この度は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
辞退する理由を詳細に伝える必要はありませんが、
もし企業側に詳しく辞退理由を聞かれたら
「家庭の都合」「他社の内定を受けることにした」など具体的な社名や企業に対する不満やマイナスな意見は控えて、簡潔な理由を答えることがポイントですよ。
このように、出来るだけ迅速かつ簡潔な連絡も、円満に内定を辞退するためには重要なポイントです。
また、もしあなたが転職するにあたり悩みを抱えたまま進めているのであれば、数多くの求職者を採用面接した実績のあるプロに一度相談してみることをおすすめします。
電話で内定辞退を伝える場合のマナー
一般的に、内定辞退の連絡を入れる際は、電話の方があなたの誠意が伝わりやすいと考えられます。
ぜひ以下のポイントをチェックしてみてくださいね。
◎早朝・お昼の時間帯(休憩時間)・業務終了前など忙しい時間帯は避ける
企業の業務時間内で、「10時～11時、14時～16時」など採用担当者の業務の妨げにならないよう忙しくない時間帯に連絡することをおすすめします。
【電話で内定辞退を連絡する場合の例】
「お世話になっております。内定の通知をいただきました○○と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか？先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
せっかく内定をいただきながら、大変申し上げにくいことなのですが、
一身上の都合により、この度は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。選考に際し、○○様をはじめ、
採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。
貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず
このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。失礼いたします」
また、もし辞退理由を詳しく聞かれた場合は、
「転職に際し、自分の適性や今後のキャリアについて真摯に考えた結果、別の企業とのご縁を感じ、入社を決意いたしました」
このように簡潔に理由を答えることがポイントです。
メールで内定辞退を伝える場合のマナー
一般的に、採用担当者に電話しても繋がらない場合に取り急ぎメールで連絡を入れ、後から電話で連絡を入れると誠実に辞退の意を伝えることが出来ますよ。
もしメールで連絡する際は、以下のポイントに注意してみてくださいね。
◎件名は簡潔に書く
採用担当者が一日に何件ものメールを受け取っている場合、件名が簡潔でないとあなたのメールも見落としてしまうかもしれません。
そのため、件名の一文だけで用件が分かるように心がけてみてくださいね。
（例：「内定辞退のご連絡」など）
もし返信するときは、件名「Re:」を残したままで返信するのが一般的です。
◎文末に締めの言葉を入れる
文末には、会社の繁栄や発展を祈る挨拶を加えて本文を締めることがマナーです。
例：「末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」
このようなポイントをふまえて、以下の例を参考にしてみてくださいね。
【メールで内定辞退を連絡する場合の例】
件名：内定辞退のご連絡
本文：
○○株式会社 人事部
採用担当 ○○様お世話になっております。
内定の通知をいただきました、○○です。先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、
取り急ぎメールにて失礼いたします。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このような光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、
検討の結果、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。書類審査や面接のご対応をしていただき、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、
このようなご連絡になりましたことを心よりお詫び申し上げます。面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
後ほど電話にてご連絡差し上げますが、取り急ぎメールにてご連絡いたします。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。====================
署名====================
上記のポイント以外にも、誤字や脱字、連絡先は間違えていないかなどメールを送信する前に必ず確認してくださいね。
また、もし電話での連絡は不要だという旨の返信を受け取った場合は後から電話で連絡を入れなくても問題ありません。
このように、転職活動を穏便に進めるには上記のマナーに気を付けて誠意をもって連絡することが大切ですよ。
また、もしあなたが現在、
「転職活動を始めたいけど企業とのやり取りに不安を感じる」
「内定承諾のタイミングで本当にこの企業を選んでいいのか悩んで決断に踏み出せない」
「転職活動をやり直したい」
このような悩みを抱えていたらプロの意見を聞きながら進めるのが一番オススメです！
特に、自分に合っている企業が分からないまま進めてしまうと、その不安はどんどん膨らんで心の負担になってしまうかもしれません。
プロのキャリアアドバイザーに相談してアドバイスを受けながら対策することで安心して決断できますし、自力で転職活動を行うよりも効率的に進められますよ。
もっと心の余裕を持って転職活動を進めるためにプロを味方に転職をスタートする方法も検討してみてくださいね。
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そもそも内定を決断する時点で悩んでしまうときは
もしあなたが内定を受けてから転職すること自体に悩んでしまう場合、そのような不安要素の多い企業に転職するよりも
最初からあなたに合った企業を見つける方が入社後のミスマッチも防ぐことが出来ますし、あなたもやりがいを持って働くことが出来ると思いませんか？
もし内定承諾を少しでも躊躇してしまうのであれば
今度はプロのキャリアアドバイザーと一緒に転職活動を始めてみることも検討してみてくださいね。
リアルタイムの転職市場に詳しいプロのキャリアアドバイザーであれば、あなたの職業適性や市場価値を客観的に分析してあなたにマッチする企業をご紹介いたしますよ。
