転職活動で内定辞退を負担に感じる…まず覚えておくべきマナーとは
「企業から内定の通知をもらったけど、第一志望じゃないし、他にもっと条件面の良い企業から内定をもらったから辞退したい…」
あなたも転職活動で複数の企業に応募した場合、このように「内定を辞退する」場面に出会うかもしれません。
この場合、内定辞退を連絡する際のマナーを知らないと「どんな手段で連絡したらいいか」「どんなことを伝えたら良いか」「注意すべきマナーはあるか」などと悩んでしまう可能性があります。
もしかしたら、せっかく内定をいただいたのに辞退するのは企業に対して不誠実だと感じてしまうかもしれません。
ですが、たとえ複数の企業から内定を受け取っても、あなたの希望する条件にマッチしている企業の1社だけに絞ることは決して悪いことではありませんし、あなたに合った企業であればやりがいを持って働くことが出来ますよね。
そのため、あなたが内定を辞退することに責任を感じる必要はありませんので安心してくださいね。
大切なのはその伝え方です。
穏便に内定辞退を伝えて転職活動を終えた方が
気持ちもスッキリして転職することが出来ると言えるのではないでしょうか？
もしあなたが、まだ転職しようか迷っている段階だとしても、内定を辞退する場合のマナーについて知っておくことをおすすめします。
なぜならば、新卒の就職活動と比べて
転職活動では最長でも約1週間という短い期間で内定を承諾するかどうかを検討しなくてはいけないからです。
いざ複数の企業から内定をもらった場合に
内定辞退のマナーを知っておけば、焦ることなく冷静に判断出来るので、応募企業とのトラブルに繋がる心配もありませんし穏便に転職活動を終えることが出来ると考えられます。
…とは言っても、いざ内定辞退の連絡をするとなると、なかなか伝えるのに勇気がいりますよね。
今回は、内定を辞退する際に知っておくべきポイントについてお伝えいたしますので、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
他の企業の内定を受けたい…でも正直に伝えたらイヤな印象を与える？
あなたは内定を辞退する際に、
・他の企業の内定を受けると正直に話しても良いのか…
・理由を聞かれたらどう答えるべきなのか…
・企業とトラブルに繋がったらどうしよう…
・メールで伝えてもいいの？
などと不安を感じるかもしれません。
まずは、内定辞退を伝える際のマナーについて簡潔にお話しいたしますね。
一般的に内定辞退の返事は電話で伝えると気持ちが伝わりやすいと言われていますが、
重要なのは内定を辞退すると決めたらできるだけ早く連絡することです。
企業の採用状況にも影響するので、以下のマナーを守って迅速に対応することが大切ですよ。
まず連絡する内容は、内定辞退の旨を伝えると同時に、面接のために時間を割いてくれたことへのお詫びを伝えましょう。
また、辞退する具体的な理由を伝える必要はないので「一身上の都合」「検討の結果」と簡潔に伝えるだけで大丈夫ですよ。
【例】
「一身上の都合により、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
「検討の結果、この度は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
もし企業側に辞退理由を詳しく聞かれた場合でも
「家庭の都合」「他社の内定を受けることにした」など具体的な社名や企業に対する不満やマイナスな意見は控えて簡潔な理由を答えることがポイントです。
では、電話とメールそれぞれの連絡する際のマナーについて詳しく説明していきますね。
電話で内定辞退を連絡する場合のマナー
内定辞退の連絡を入れる際は、電話の方があなたの誠意が伝わりやすいと考えられます。
ぜひ以下のポイントをチェックしてみてくださいね。
・早朝・休憩時間・業務終了前など忙しい時間帯は避ける
企業の業務時間内で、「10時～11時、14時～16時」など採用担当者の業務の妨げにならないよう忙しくない時間帯に連絡することをおすすめします。
【電話で内定辞退を連絡する場合の例】
「お世話になっております。内定の通知をいただきました○○と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか？先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
せっかく内定をいただきながら、大変申し上げにくいことなのですが、
一身上の都合により、この度は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。選考に際し、○○様をはじめ、
採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、
取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。貴重なお時間をいただいたのにもかかわらずこのようなご連絡となり大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。失礼いたします」
また、もし辞退理由を詳しく聞かれた場合は、
「転職に際し、自分の適性や今後のキャリアについて真摯に考えた結果、別の企業とのご縁を感じ、入社を決意いたしました」
このように簡潔に理由を答えることがポイントです。
メールで内定辞退を連絡する場合のマナー
一般的に、採用担当者に電話しても繋がらない場合に、取り急ぎメールで連絡を入れて後から電話で連絡を入れると、誠実に辞退の意を伝えることが出来ますよ。
もしメールで連絡する際は、以下のポイントに注意してみてくださいね。
・件名は簡潔に書く
採用担当者が一日に何件ものメールを受け取っている場合、件名が簡潔でないとあなたのメールも見落としてしまうかもしれません。
そのため、件名の一文だけで用件が分かるように心がけてみてくださいね。
（例：「内定辞退のご連絡」など）
もし返信するときは、件名「Re:」を残したままで返信するのが一般的です。
・文末に締めの言葉を入れる
文末には、会社の繁栄や発展を祈る挨拶を加えて本文を締めることがマナーです。
例：「末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」
このようなポイントをふまえて、以下の例を参考にしてみてくださいね。
【メールで内定辞退を連絡する場合の例】
件名：内定辞退のご連絡
本文：
○○株式会社 人事部
採用担当 ○○様お世話になっております。
内定の通知をいただきました、○○です。先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、
取り急ぎメールにて失礼いたします。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このような光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、
検討の結果、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。書類審査や面接でのご対応をしていただき、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、
このようなご連絡になりましたことを心よりお詫び申し上げます。面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
後ほど電話にてご連絡差し上げますが、取り急ぎメールにてご連絡いたします。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。====================
署名====================
上記のポイント以外にも、誤字や脱字、連絡先は間違えていないかなど、メールを送信する前に必ず確認してくださいね。
また、もし電話での連絡は不要だという旨の返信を受け取った場合は後から電話で連絡を入れなくても問題ありません。
このように、転職活動を穏便に進めるには上記のマナーに気を付けて誠意をもって連絡することが大切ですよ。
また、もしあなたが自分に合っている企業が分からず、転職活動をやり直そうと思っているなら転職のプロの力を借りてみるのも良いかもしれません。
ひとりで悩んで心の負担になってしまうのであれば、転職エージェントサービスを活用すると企業とのやり取りに悩む必要もなくなりますよ。
もっと心の余裕を持って無理なく転職活動を進めたいと考えるのであれば、ぜひ活用してみてくださいね。
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そもそも、内定を承諾するタイミングで悩んでしまう…そんなときは
もしあなたが内定をもらってからも転職すること自体に悩んでしまう場合、そのような不安要素の多い企業に転職するよりも最初からあなたに合った企業を見つける方が入社後のミスマッチも防ぐことが出来ますし、あなたもやりがいを持って働くことが出来ると思いませんか？
もし内定承諾を躊躇してしまうのであれば、キャリアアドバイザーと一緒に転職活動をやり直すことも検討してみてくださいね。
キャリアアドバイザーはあなたの適性や強みを見い出してあなたにマッチする企業をご紹介いたしますよ。
まずはあなたが抱える転職や仕事に関する悩みを相談するだけでも利用可能ですので、ぜひ早めに行動してみてくださいね！
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また、もしあなたがまた転職活動を始めるのが不安だと感じてるならば、転職エージェントサービスの活用すると書類や面接選考のサポートをしたり面接の日程調整を代行いたしますので、在職中でも効率的に転職活動を進めることが出来ますよ。
あなたのキャリアのために、ぜひ前向きに行動してみてくださいね。
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