複数内定を抱えた時に「電話・メール」で内定辞退を伝える際のマナーをチェック
もし、あなたが現在転職活動中の場合、選考が進んでいく中で
「応募企業から内定の通知を受けたけど、他にもっと条件面の良い企業から内定をもらったから辞退したい」
このように複数内定を貰って決断に迷う場面が出てくるかもしれません。
中途採用に関わらず、内定の承諾は安易に決断できるものではありませんし、
いざ伝えようと決断しても、初めての場合は
「他の企業の内定を受けると正直に話しても良いの？」
「理由を聞かれたらなんて答えるべき？」
「内定をもらった企業とのトラブルに繋がったらどうしよう…」
「仕事が忙しいからメールで伝えたいけど、印象が悪い？」
このような疑問が生まれてくるかもしれません。
転職活動で一般的な内定承諾の返答期間は最長でも「約1週間」と言われており、
短い期間で内定を承諾するかどうかを検討しなくてはならない場合が多いと言われています。
特に、どのように内定辞退を伝えれば、
気持ちもスッキリと転職することが出来るのか、具体的な方法やコツを知りたいですよね？
まず、内定辞退を伝える最も良いタイミングと方法についてお話します。
一般的に、内定辞退の返事は電話で伝えると気持ちが伝わりやすいと言われていますが、
最も重要なのは、内定を辞退すると決めたら、電話に限らずできるだけ早く先方に連絡することです。
メールで辞退を伝える際には、以下のようなポイントを取り入れることが大切です。それは、
・内定辞退の旨と面接のために時間を割いてくれたことへのお詫びを伝える
・辞退理由は「一身上の都合」「検討の結果」と簡潔に伝える
【例】
「一身上の都合により、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
「検討の結果、この度は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
辞退する理由を詳細に伝える必要はありませんが、
もし企業側に詳しく辞退理由を聞かれたら
「家庭の都合」「他社の内定を受けることにした」など具体的な社名や企業に対する不満・マイナスな意見などは控えて、簡潔な理由を答えることがポイントです。
このように、出来るだけ迅速かつ簡潔な連絡も、円満に内定を辞退するために欠かせません。
もし現時点であなたが転職するにあたり悩みを抱えていても、転職に詳しいプロを活用すれば、相談を通して悩みの原因を明確にしていけるので安心ですよ。
自力で転職活動を始めようとしていたら、疑問点は曖昧なままにせず第三者の意見なども活用しながらスタートしてみてくださいね。
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今回の記事では「内定を辞退する際のマナー」について解説いたしますので、もしあなたが、まだ転職しようか迷っている段階だとしても、ぜひ最後までチェックしてみてください！
「電話・メール」で内定辞退を伝える際のマナーをチェック
先ほど、内定辞退の連絡を入れる際は、「電話の方があなたの誠意が伝えやすい」、ということをお話しました。
では、失礼のないように内定辞退の意を伝えるにはどうしたら良いのでしょうか？
ぜひ以下のポイントをチェックしてみてください。
【電話で内定辞退を伝える場合のマナー】
◎早朝・お昼の時間帯(休憩時間)・業務終了前など忙しい時間帯は避ける
企業の業務時間内で、「10時～11時、14時～16時」など採用担当者の業務の妨げにならないよう忙しくない時間帯に連絡することをおすすめします。
◇電話で内定辞退を連絡する場合の例
「お世話になっております。内定の通知をいただきました○○と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか？先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
せっかく内定をいただきながら、大変申し上げにくいことなのですが、
一身上の都合により、この度は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。選考に際し、○○様をはじめ、
採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。
貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。失礼いたします」
また、もし辞退理由を詳しく聞かれた場合は、
「転職に際し、自分の適性や今後のキャリアについて真摯に考えた結果、別の企業とのご縁を感じ、入社を決意いたしました」
このように簡潔に理由を答えることがポイントです。
【メールで内定辞退を伝える場合のマナー】
一般的に、採用担当者に電話しても繋がらない場合に取り急ぎメールで連絡を入れ、後から電話で連絡を入れると誠実に辞退の意を伝えることが出来ます。
もしメールで連絡する際は、以下のポイントに注意してみてくださいね。
◎件名は簡潔に書く
採用担当者は基本的に一日何件ものメールを受け取っている可能性が高いので、件名が簡潔でないとあなたのメールを見落とされてしまうかもしれません。
そのため、件名の一文だけで用件が分かるように心がけてみてくださいね。
（例：「内定辞退のご連絡」など）
また、もし返信するときは、件名「Re:」を残したままで返信するのが一般的です。
◎文末に締めの言葉を入れる
文末には、会社の繁栄や発展を祈る挨拶を加えて本文を締めることがマナーです。
例：「末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」
このようなポイントをふまえて、以下の例を参考にしてみてくださいね。
◇メールで内定辞退を連絡する場合の例
件名：内定辞退のご連絡
本文：
○○株式会社 人事部
採用担当 ○○様お世話になっております。
内定の通知をいただきました、○○です。先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、
取り急ぎメールにて失礼いたします。
また改めてお電話でもご連絡させていただければと存じます。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
このような光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、
検討の結果、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。書類審査や面接のご対応をしていただき、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、
このようなご連絡になりましたことを心よりお詫び申し上げます。面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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署名====================
上記のポイント以外にも、誤字や脱字、連絡先は間違えていないかなどメールを送信する前に必ず確認してくださいね。
また、もし電話での連絡は不要だという旨の返信を受け取った場合は後から電話で連絡を入れなくても問題ありません。
このように、内定辞退を穏便に進めるには上記のマナーに気を付けて誠意をもって連絡することが大切ですよ。
また、もしあなたが現在、
「転職活動を始めたいけど応募企業とのやり取りで失敗しないか不安」
「内定承諾のタイミングで本当にこの企業を選んでいいのか悩んで決断に踏み出せない」
「いっそのこと転職活動をやり直したい」
このような悩みを抱えていたらプロの意見を聞きながら進めるのも有効な手段の一つです。
あなたにマッチする企業が分からないまま進めてしまうと、その不安はどんどん膨らんで心の負担になってしまうかもしれません。
もっと心の余裕を持って転職活動を進めるために、プロを味方に転職活動を始める方法も検討してみてくださいね。
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そもそも、内定を決断する時に「本当に転職すべきか」悩んでしまったら？
もしあなたが内定を受けてから転職すること自体に悩んでしまうのなら…
不安を感じてしまう企業に転職するよりも、もっと最初からあなたに合った企業を見つけられた方が
入社後のミスマッチも防ぐことが出来ますし、あなたもやりがいを持って働くことが出来ると思いませんか？
もし内定承諾を少しでも躊躇してしまうのであれば、今度はプロと一緒に選考対策を行うことで自信を持って進めることが出来ますよ。
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あなた自身を客観視して転職の視野を広げるために、転職のプロの意見を聞くことも検討してみてくださいね。
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