あなたは上司とのチャットでこんな間違いしていませんか？
上司のチャットでやりとりする際に、なぜ毎回挨拶してはいけないか、知っていますか？
なぜ上司とのチャットで長文を送ってはいけないか、知っていますか？
上司にルーズな人という印象を与えてしまうチャットの文章がどんなものか、知っていますか？
これらは上司とのチャットで多くの人が知らずにおかしてしまう間違いの典型的な例です。
でも、これらはもっとよくある間違いに比べれば、とるに足らないものです。
つまり、あなたがチャットのやり取りによって仕事の効率が下がってしまう事実を認識していないということです。
ここに大きな問題があります。
近年は新型コロナウイルス感染拡大の影響によって世間にテレワークが普及していますよね。
もしテレワークを導入している企業の場合、
ビジネスチャット用のツールを用いて
上司とやり取りする機会が増えたかもしれません。
業務の進捗報告や相談、業務連絡もすべてチャットでやり取りする場合、こまめに上司と連絡をとることは欠かせない作業です。
では、どうすればチャットでコミュニケーションをとりながら円滑に業務を進められるのでしょうか？
チャットはメールとは異なり短い文章でやりとりがしやすいため、気軽にコミュニケーションを取りやすい印象がありますよね。
しかし、たとえ気軽にメッセージを送れるとしてもビジネスチャットの目的は業務上の連絡を行うことです。
あなたも言葉遣いや返信対応の仕方によって
知らず知らずのうちに上司を不快にさせてしまったりチャットのやり取りが上手くいかずに業務の生産性が落ちてしまわないように、
今回は、上司とのチャットマナーで注意すべきポイントについて紹介いたします。
実は、ビジネスにおけるチャットマナーは意外と知らない人も少なくありません。例えば、、、
あなたは守れてる？基本的なチャットマナー
一般的に、ビジネスチャットで上司とやり取りする場合は以下のポイントを意識して迅速に対応することが求められます。
■結論を先に書く
意見を伝えるときはどのような用件なのか、
話の主旨を先に伝えてから詳細を説明すると
相手も内容を把握しやすいのでスムーズにやり取りを行うことが出来ますよ。
【例】
「●●の件について質問がございます」
「●●の件に関してご相談がございます」など
■一文は短くまとめる
チャットでは口頭でのやり取りのように
スムーズにコミュニケーションを取ることが大事なので、長文だと読みづらく相手に時間を取らせてしまう可能性があります。
ですので、なるべく一文は短く、一回に送る文章も少なくまとめてテンポのよい会話を意識することが大事です。
■メッセージにはできるだけ早く返信する
もし返事をしないと業務全体の進行にも影響があるかもしれません。
ですので、もしすぐに明確な返信ができない場合は
「確認に〇時間ほどお時間をいただきます」などと
反応をしておくと相手も進捗を把握することが出来るので安心です。
■返信・スレッド機能を使用する
自分宛のメッセージに返信をする場合や
特定の個人にメッセージを送る場合は
「To」や「＠」などで相手を指定して送信しましょう。
もし返信先や送り先を特定していないと
きちんと相手にメッセージが届かなかったり
関係ない相手にも送信されて業務の妨げになってしまう可能性があるので確認してから送信することが大事です。
■スタンプや「いいね！」で反応をする
自分に対するメッセージでも、
文章での返信が必要でない場合は
「承知いたしました」などと返信をする代わりに
スタンプで確認したことを伝えると良いですよ。
ただし、上司に対して失礼のないスタンプかどうか確認し、返答として適したものを使用することがポイントです。
■「宛名」「自己紹介」「署名」や「挨拶」は省く
チャットでは迅速にコミュニケーションを取ることが目的とされているので、
メールのような「お疲れ様です。〇〇です。お忙しいところ恐縮ですが…」といった挨拶は一般的に省いても良いとされています。
上記のようなマナーに注意し、業務効率向上のためにビジネスチャットの機能も活用してみてくださいね。
ただし、上記のポイントは一般的なものなので、
もし企業での決まりやルールがある場合は
そちらに従ってやり取りを行うことが大切ですよ。
また、もしあなたがテレワークで働き上司とチャットでコミュニケーションをとる中で、
情報伝達が上手くいかずに日常的にモヤモヤを感じていたり文章のみでのやり取りでは社会的なつながりが薄く感じられ職場での人間関係に不安を抱いてしまう場合は、接客業やオフィスに出社する働き方などもっとあなたに合った環境があるかもしれません。
テレワークの働き方は、生産性が上がったり
ワークライフバランスの実現に繋がる一方で、
コミュニケーション不足が心身に与える影響も懸念されています。
テレワークを導入した働き方により不安が大きくなる前に、もっとあなたに適した環境を見つけることも検討してみてくださいね。
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チャットで連絡すべきではないケースとは？
たとえチャットマナーを守れていても、状況によってはメールで連絡するべきケースもあるのです。例えば、、、
◎記録を残したい場合
◎長文を送りたい場合
このようなケースはメールを使用することが望ましいとされています。
例えば、あなたが携わっている案件やプロジェクトにおいて相手の返事の内容や重要事項を記録として残しておく必要がある場合は、
メールを使用すると、連絡事項が流れることもありませんし、「お気に入り」などに登録すれば保存しておくことが出来ます。
また、以下のようなケースはメールではなくチャットを使うのが有効だとされていますよ。
・複数人でのやり取りが必要な場合
・頻繁に確認が必要な内容の場合
・すぐに返事がほしい緊急性がある場合
ただし、企業や状況によっては連絡方法は異なるので企業の規則に従い、臨機応変に使い分けることも必要ですよ。
そうは言っても、上司と上手くチャットでコミュニケーションが取れない…
このように、マナーをきちんと理解して上手にチャットを活用できると作業の効率アップや生産性の向上に繋がる場合もあります。
ですが、そうは言っても、チャットのみでやり取りする場合は直接的なコミュニケーションとは異なり、注意していても上手く意思疎通を図ることができない状況が発生するかもしれません。
例えば、
「チャットの返信先を間違えて、上司への報告がスムーズにいかなかった」
「上司からの連絡に返信するのが遅くなり、プロジェクトの進行に影響があった」
「上司に誤った文章で謝罪を伝えてしまい、余計に相手の機嫌を損ねてしまった」
「チャットで重要な決定事項を逃してしまい、上司の手間を取らせてしまった」
このようにチャットでのやり取りが原因で
職場で上司との人間関係が上手くいかない可能性もあり得ます。
もしあなたが、文章によるコミュニケーションに苦手意識があり、
・上司に毎回指摘されることがストレスになって落ち込んだり…
・チャットでのコミュニケーションではミスが増えて、業務のパフォーマンスが下がってしまう…
と悩んでいたら、もっとあなたの適性に合った環境に変えることでその問題やストレスからは解消されるかもしれませんよ。
社会人として働く上でコミュニケーションは必要不可欠ですが、そのコミュニケーション方法によってストレスを感じているのであれば、長期的に見てあなたの健康に与える影響も考えなくてはいけません。
また、少しでもストレスなく相手と意思疎通することは前向きに仕事に向き合うことにも繋がるはずです。
上司とチャットでやり取りすることなく働きたい…そんなときは
「テレワークは自分には合っていない気がする…直接コミュニケーションを取って仕事をする方が向いてるかも？」
もしこのように感じながら日々過ごしていたら、
あなたの理想に沿った働き方を見つけることも大事ですが、あなたの適性に合った環境を見つけることがより重要なのです。
なぜならば、あなたの適性に合った企業で働くことで今まで培ったスキルや経験を活かすことができますし、やりがいを持って働くことで入社後も納得して働き続けることが期待できるからです。
もしあなたにピッタリな働き方を自力で見つけるのが難しいと感じていたらプロのキャリアアドバイザーに相談してみることをおすすめします。
プロのキャリアアドバイザーは、一対一での個別面談で丁寧にヒアリングを行いあなたの適性や強みを客観的に分析します。
そして、あなたの強みや適性を活かせるピッタリな企業をご紹介いたしますよ。
転職活動の面接ではあなたの言葉であなたの魅力を伝えられる回答をすることが大事です。
あなたの言葉で答えることで、自信を持って面接に挑み好印象を残すこともできます。
プロのキャリアアドバイザーのサポートを受けることは、あなたがテストを受ける前に答えを受け取るようなものです。
