上司とのチャットのやり取りで失敗しないためのコツ

20代・30代向け転職エージェント「キャリサポ」

新型コロナウイルスの影響により、
世間にテレワークが浸透してきましたね。

もしテレワークをしている場合、
ビジネスチャット用のツールを用いて
上司とやり取りする機会が増えたかもしれません。

そこで、あなたは上司とチャット上のコミュニケーションで
こんな悩みを持った経験はありますか?

「返信するたびに挨拶した方がいいの?」
「上司にスタンプを使ってもいいのかな?」
「チャットに長文を送ったら迷惑になる?」
「手が離せなくて返信が出来ないときはどのように伝えたら良いの?」

直接会話が出来なくても、仕事を円滑に進めるために
こまめな報告や相談を行うことは欠かせませんよね。

チャットだとメールとは異なり、短い文章でやりとりがしやすいため
気軽にコミュニケーションを取りやすい印象がありますよね。

しかし、たとえ気軽にメッセージを送れるとしても
ビジネスチャットの目的は業務上の連絡を行うことです。

あなたも言葉遣いや返信対応の仕方によって
知らず知らずのうちに上司を不快にさせてしまわないように
上司とのチャットマナーで注意すべきポイントについて
最後までチェックしてみてくださいね。

注意するべき上司との基本的なチャットマナーとは

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ビジネスチャットで上司とやり取りする場合、
以下のポイントを意識して迅速に対応することが大切ですよ。

・結論を先に書く
意見を伝えるときはどのような用件なのか
「●●の件について質問がございます」
「●●の件に関してご相談がございます」など
話の主旨を先に伝えてから詳細を説明すると
相手も内容を把握しやすいため、
スムーズにやり取りを行うことが出来ますよ。

・一文は短くまとめる
チャットでは口頭でのやり取りのように
スムーズにコミュニケーションを取ることが大事なので
長文だと読みづらく相手に時間を取らせてしまう可能性があります。

ですので、なるべく一文は短く
一回に送る文章も少なくまとめて
テンポのよい会話を意識することが大事です。

・メッセージにはできるだけ早く返信する
もし返事をしないと業務全体の進行にも影響があるかもしれません。
ですので、もしすぐに明確な返事ができない場合は
「確認に〇時間ほどお時間をいただきます」などと
反応をしておくと相手も進捗を把握することが出来るので安心です。

・返信・スレッド機能を使用する
自分宛のメッセージに返信をする場合や
特定の個人にメッセージを送る場合は
「To」や「@」などで相手を指定して送信しましょう。

もし返信先や送り先を特定していないと
きちんと相手にメッセージが届かなかったり
関係ない相手にも送信されて業務の妨げになってしまう
可能性があるので確認してから送信することが大事です。

・スタンプや「いいね!」で反応をする
自分に対するメッセージでも、
文章での返信が必要でない場合は、
「承知いたしました」などと返信をする代わりに
スタンプで確認したことを伝えると良いですよ。

ただし、上司に対して失礼のないスタンプかどうか確認し、
返答として適したものを使用することがポイントです。

・「宛名」「自己紹介」「署名」は省く
チャットでは迅速にコミュニケーションを取ることが
目的とされているので、メールのような
「お疲れ様です。〇〇です。お忙しいところ恐縮ですが…」
といった挨拶は一般的に省いても良いとされています。

このようなマナーに注意し、業務効率をアップさせるために
ビジネスチャットの機能も活用してみてくださいね。

ただし、上記のポイントは一般的なものなので、
もし企業でチャットの決まりやルールがある場合は
そちらに従ってやり取りを行うことが大切ですよ。

また、もしあなたがこのようにチャットで
上司とコミュニケーションを取る中で、
情報伝達が上手くいかずに日常的にモヤモヤを感じていたり
文章でのやりとりでは社会的なつながりが薄く感じられ
人間関係に不安を抱いてしまう場合は、
もっとあなたに合った働き方があるかもしれません。

あなたの抱える不安が大きくなる前に
もっとあなたに適した環境を見つけることも検討してみてくださいね。
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すべての連絡がチャットでもOK?メールで伝えるべき内容とは

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このように、マナーやルールを守って上手くチャットを活用できると
効率アップや生産性の向上に繋がり業務にもプラスになることもあります。

ですが、そうは言っても「全ての業務連絡をチャットで行っても良いの?」と
メールとの使い分けに迷うことがあるかもしれません。

そんなときは、以下のように使い分けて対応すると
スムーズに業務を進行することが出来ますよ。

一般的に「記録を残したい場合」「長文を送りたい場合」は
メールを使用することが望ましいとされています。

例えば、あなたが携わっている案件やプロジェクトにおいて
相手の返事の内容や重要事項を記録として残しておく必要がある場合は、
メールを使用すると連絡事項が流れることもなく
「お気に入り」などに登録して保存しておくことが出来ます。

また、以下のようなケースはメールではなく
チャットを使うのが有効だとされています。

▼複数人でのやり取りが必要な場合
▼頻繁に確認が必要な内容の場合
▼すぐに返事がほしい緊急性がある場合

ただし、企業や状況によっては
メールやビジネスチャットを使用するケースがあるので
企業の規則に従い、臨機応変に使い分けることが大事ですよ。

チャットでのコミュニケーションが上手くいかない…そんなときは

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ここまで上司とのチャットでのコミュニケーションで
気を付けるべきマナーについてお伝えしてきましたね。

ですが残念なことに、チャットでのやり取りのみの場合、
直接的なコミュニケーションとは違って、
気を付けていても意思疎通が上手くいかない状況が発生するかもしれません。

例えば、

「返信先を間違えて、上司への報告が上手くいかなかった」
「上司からの連絡に返信するのが遅くなり、プロジェクトの進行に影響があった」
「上司に誤った文章で謝罪を伝えてしまい、あなたの誠意が伝わらなかった」
「チャットで重要な決定事項を逃してしまい、上司に迷惑をかけた」

このようにチャットでのやり取りが原因で
職場で上司との人間関係が上手くいかない可能性も…。

もしあなたが文章によるコミュニケーションが苦手で
上司に毎回指摘されて落ち込んだり、
チャットでのコミュニケーションだとミスが増えて
業務の進行に支障が出てしまうという場合、
環境を変えることでその問題は解消されるかもしれません。

働く上でコミュニケーションは欠かせないものですが
少しでもストレスなく相手と意思疎通することで
あなたも前向きに仕事に向き合うことが出来ますよ。
あなたの将来のために早めに行動してみてくださいね。
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また、もしあなたが自分に合った仕事が分からず
環境を変える勇気がない場合や、
あなたにぴったりの働き方を自力で見つけるのが難しいと感じていたら
キャリアアドバイザーに相談してみることをおすすめします。

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