正しい文章を使っていますか?上司とのメールで好印象を与える方法

20代・30代向け転職エージェント「キャリサポ」

あなたは上司とメールでやり取りするときに
自分の言葉遣いは正しいかどうか不安になることはありませんか?

特に、テレワークをしている場合はメールやチャットで
上司と連絡を取り合う機会が多いかもしれません。
直接会話が出来なくてもスムーズに業務を進めるためには
こまめな報告や相談を行うことが欠かせませんよね。

ですが、そうは言ってもメールでのコミュニケーションの場合、
文章で細かいニュアンスを伝えることってなかなか難しいと感じませんか?

もしあなたが間違った表現を正しいと認識していた場合、

・誤った情報を伝えてしまい相手の業務に支障が出てしまう
・上司があなたとのコミュニケーションに不満を持ってしまう
・上司から仕事ができないと認識されてしまう
・上司に失礼だと受け取られてマイナスな印象を与えてしまう

このような状況につながる可能性も考えられます。

また、あなたの上司が一日に多くのメールを受け取っている場合、
メールの確認だけでも多くの労力が必要になるかもしれません。

そこで、あなたがもし間違えた表現でメールを送っている場合、
上司には正しい情報が伝わらず、確認をするという作業が増えて
全体的な業務にも支障をきたしてしまう可能性が考えられますよね?

ですので、あなたがビジネスメールにおける基本的なマナーを身に着けておくと
お互いに効率よく作業を進めることが出来るかもしれません。

また、正しいメールマナーを学んで読みやすさを意識することで
上司と良好な人間関係を築けたり
好印象を与えることにも繋がると期待できます。

もしあなたがメールの基本的なマナーについて自信がない、もしくは
上司とのメールのやり取りに時間がかかって業務に支障が出てしまう
という場合は最後までチェックしてみてくださいね。

上司とメールをする際の基本的なマナー

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ビジネスメールでは基本的に以下のポイントを意識して
簡潔に伝えることが大事ですので注意してみてくださいね。

・できるだけ早く返信する
もし返信をしないと業務が進まないというケースも考えられるので
相手の負担を考えて、なるべく早い返信を心がけると
上司からの信頼を得ることにも繋がるかもしれません。
返信を必要としない場合でも相手に確認したことを伝えるために
「承知いたしました」などと返信すると親切な印象を与えることが出来ますよ。

・件名は簡潔に書く
あなたの上司が一日に何件ものメールを受け取っている場合、
件名が簡潔でないとあなたのメールも見落としてしまうかもしれません。
そのため、件名の一文だけで用件が分かるように心がけて
【】を使用して重要度を示すなど工夫してみると良いですよ。

例:
【重要】〇月〇日打ち合わせ日時変更
【ご報告】〇〇のプロジェクト進捗状況について

・本文の書き出しは宛名を書く
上司にメールを送る場合は、
上司の「姓」に「さん」もしくは「役職」を付けて、
「〇〇さん」「〇〇課長」と書くのが一般的です。

例:「〇〇さん、お疲れ様です」「〇〇課長、お忙しいところ失礼いたします」

・本文はPREP法を用いて作成する
本文の流れは「PREP法」を用いて考えると伝わりやすい文章になりますよ。

PREP法とは、

1.Point(要点・結論)
2.Reason(理由)
3.Example(具体例)
4.Point(要点・結論)

このような構成で本文を作成すると
最初に結論を把握することができるので
メール全体の内容を理解しやすくなります。
もし文章構成に悩んだらこのPREP法を意識して作成してみてくださいね。

・緊急の場合や複雑な内容の場合は口頭で伝える
緊急の用事や細かいニュアンスを伝えることが難しい場合は
メールではなく電話やzoomなどのツールを使用して
直接伝えた方が良い場合もありますので
まずはメールで伝えるべきか直接伝えた方が良いかを
判断して連絡をすることが大切です。

このようなメールマナーについてきちんと理解しておくと
上司とも円滑にコミュニケーションをとることが出来ますよ。

ただし、文章でのコミュニケーションは状況によって
相手に誤解を与えてしまう可能性もありますので
もし上司とのメールでうまくコミュニケーションがとれずに
毎日怒られて仕事がつらいと感じてしまう場合などは
まずは誰かに相談することが大事です。
あなたひとりで悩むよりもできるだけ早い段階で
プロに相談してみることも検討してみてくださいね。
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もしかしたらあなたも間違えて使っているかも?注意すべき敬語表現をチェック

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次に気を付けるべきポイントが「正しい日本語」です。

メールでは、いくら文章構成が分かりやすくても、
間違えた言い回しが使われていたら気になってしまいますよね。

もしかしたらあなたも知らないうちに
間違えた敬語表現を使っているかもしれません…。

以下の間違えやすい敬語表現をチェックして
適切な表現を覚えておくことが大事ですよ。

・「ご苦労さまです」→「お疲れ様です」
・「了解しました」→「承知いたしました」「かしこまりました」
・「すみません」→「申し訳ありません」「申し訳ございません」
・「ご覧になられましたか?」→「ご覧になりましたか?」
・「教えてください」→「ご教示いただけますか」「ご教授を承りたく存じます」

このような敬語表現を使うと、
上司にマイナスな印象を与えてしまう可能性があるので
もし間違えて認識していた場合は
正しい表現を覚えて今日から実践してみてくださいね。

また、ビジネスメールでは話し言葉を避けることもポイントです。
あなたもこのような口語表現をメールで使ってはいませんか?

例えば、

・「なので」→「そこで」「したがって」
・「~みたい」→「~のよう」
・「~的には」→「~としては」
・「ちょっと」→「少し」「少々」「やや」
・「すぐに」→「早急に」

このように日常で使用する言葉も
メールでは失礼にあたってしまうことがあります。

このように日常で使用する言葉は
基本的なビジネスマナーが備わっていないという評価を受けたり
失礼な印象を与えてしまうことがあります。

もしあなたも普段の会話で使用する表現を
ビジネスメールでも無意識に使用している場合は、
きちんと使い分けられるように意識してみてくださいね。

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また、メールでは正しい言い回しや敬語表現ができていないと
上司から失礼だと感じられたり常識が身についていない
という印象を持たれてしまう可能性があるので、
送信前に必ず読み直して確認してみてくださいね。

ですが、残念なことに、メールでのやり取りのみの場合、
対面のコミュニケーションとは違って気を付けていても
意思疎通が100%上手くいくわけでありません。

もしあなたが、

「重要な会議の日程を間違えて連絡してしてしまい、上司に注意された」
「上司からのメールに返信するのが遅くなり、業務の進行に影響があった」
「上司に間違えた文章で謝罪の言葉を伝えてしまい、あなたの誠意が伝わらなかった」
「件名の用件が分かりにくく、上司にメールをスルーされてしまい報告が上手くいかなかった」

このようなメールでのやり取りが原因で、
職場で上司との人間関係が上手くいかず悩んでいる場合は
転職エージェントサービスに相談することも検討してみてくださいね。
メール以外にも、あなたが職場でのコミュニケーションで
不安に思っていることがあれば相談してみるだけでも大丈夫ですよ。
あなたの不安を解消するために前向きに行動してみてくださいね。
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また、トラブルが解決できず職場での居心地が悪い、
上司に不満があっても言い出せなくてつらいという場合は
プロに相談してみることも一つの手段です。
ずっと今の環境で働き続けると心が疲れて
仕事のやる気も下がってしまう可能性がありますので
あなたの将来のためにまずは相談をしてみることをおすすめします。
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