職時は必ず引き継ぎ作業をしなければいけませんか？20代キャリア採用・転職の疑問を解消
20代でも、数年勤めた企業を転職すると、様々な雑務があるということを知っていますか？
それは、担当している業務の「引継ぎ」です。
あなたが退職した後に作業に携わる担当者に、つつがなく業務を引き継げることが出来れば、気持ちも新たに新天地に向かうことができますよね？
もし、あなたがこれから初めての転職にともなう退職を経験していない場合、不安を解消するために最後までチェックしてくださいね。
Q.退職時は必ず引き継ぎ作業をしなければいけませんか？
A.円満退社をするためには引き継ぎをした方が良いでしょう。
引き継ぎを行うことは義務ではありませんが、他の社員の業務に支障をきたしてしまう可能性がありますので円満退職のために引き継ぎをすることは社会人としての基本です。
Q.退職時の引き継ぎはどのように進めたら良いですか？
A.以下のような手順で引き継ぎを進めると良いでしょう。
①引継ぎのスケジュールを作成する
②引き継ぎが必要な作業を洗い出す
③要点をまとめた引継ぎ資料を作成する
④引き継ぎ作業を行う
⑤後任者と取引先に挨拶回り
また、会社の指定する引き継ぎ方法がある場合は基本的にそちらに従って進めましょう。
もし前任者から業務を引き継いだ場合はその資料を基に内容を更新すると良いでしょう。
Q.退職時に引き継ぎのスケジュールを作成するときのポイントはありますか？
A.不測の事態が起きても対応できるよう、余裕を持ってスケジュールを立てておくことがポイントです。
具体的には退職の3日程前を引き継ぎ完了日として設定しておくと安心でしょう。
一般的な引き継ぎ期間は退職前の1～3ヶ月程度ですので、普段の業務スピードから引き継ぎにかかる時間を割り出して退職日から逆算してスケジュールを作成すると良いでしょう。
Q.退職時に引き継ぎが必要な作業を洗い出すときのポイントはありますか？
A.必要な業務の優先順位をつけることです。
退職日が決定したらまずは引き継ぎが必要な作業をすべて書き出して優先順位をつけましょう。
このときに、「業務が影響する範囲の広いもの」「説明や覚えるのに時間がかかること」などから順番に優先順位を決めることがポイントです。
また、必要であればチームのメンバーに記入漏れがないか確認してもらうと安心です。
Q.退職時に引き継ぎを行う際のポイントはありますか？
A.後任者が問題なく業務を行えるように以下の点を意識してください。
・今後発生する可能性のある問題があれば対処法や対策を共有しておく
・持ち越されてきた業務がある場合はこれまでの経緯を後任者に説明する
・新しい業務が始まるタイミングであれば後任者のサポートを行う
また、基本的に引き継ぎを行うときは、後任者に対面での説明でひと通りの業務を行うのがベストですが、互いに忙しい場合はメールで引継ぎ資料を共有しましょう。
Q.退職時の引き継ぎ資料を作成する際はどんな内容を記載したら良いですか？
A.一般的に以下のような内容を記載すると良いでしょう。
〈引継ぎ資料に記載する内容例〉
・業務の概要（担当業務の目的など）
・業務全体の流れ
・作業手順、要点、優先事項、注意点など
・取引先連絡先一覧（アドレス帳や名刺ファイル）
・取引先や担当者の情報、注意点
・業務別・取引先別でトラブルの対処法や対策
・社内資料などの保管場所について
また、業務の流れや業務の要点、業務に関する書類は、テーマ別や取引先別などに整理しておくと良いでしょう。
後任者が決まっていない場合や複数人で分担する場合に備えて、誰が担当しても問題なく業務が進められるように詳細に資料を作成しましょう。
Q.退職する場合、取引先にはどのタイミングで後任者を紹介したら良いですか？
A.退職の挨拶回りのタイミングで後任者の紹介をすると良いでしょう。
もし直接会えない場合はメールで退職の旨を伝える際(退職日の2～3週間程前)に後任者について簡潔に紹介しましょう。
Q.退職時に引き継ぎを行う際の注意点はありますか？
A.以下の点を注意しましょう。
・取引先からもらった名刺は全て引き継いでおく
・できるだけ後任者の疑問がなくなるまで質疑応答をしておく
・担当業務は最後まで終わらせる、または区切りの良いところまで行っておく
名刺の持ち出しやコピーは情報漏洩になりますので必ず会社に返却しましょう。
また、名刺や持ち出ししたサンプル・資料、およびコピーは情報漏洩にあたりますので必ず会社に返却しましょう。
引き継ぎ作業のために早出や残業が必要な場合もありますが、最後まで責任を持って担当業務を完了させることが大事です。
Q.転職後に後任者から引き継ぎに関する連絡が来た場合は対応しても大丈夫ですか？
A.対応しても問題ありません。
ですが、基本的に退職後の対応は必ずしも行うべきものはありませんし情報漏洩になってしまいますので、無理はない程度に退職時に引き継ぎ作業を全て完了させるよう努めることをおすすめします。
転職活動を始めると、このように現職と兼ね合いをつけて働きかける必要も生まれます。
もし、あなたがこれからの転職活動をひとりでこなせるか不安に感じたのなら、
キャリアアドバイザーを活用してスケジュール管理をすることもおすすめです。
無理なく、気持ちにすっきり区切りをつけて転職できるために忘れないでくださいね。
